Como ter um controle de estoque eficiente

Como ter um controle de estoque eficiente

Realizar corretamente o controle de estoque é uma tarefa fundamental para qualquer empresa, pois afeta diretamente a gestão de custos, precificação e o resultado final de um negócio.

Porém, quanto maior o volume de produtos, e quanto mais variada a quantidade de modelos a serem controlados, maior o desafio de se manter um controle de estoque eficiente e seguro.

Existem sistemas específicos para controle de estoque, e a maioria dos ERPs no mercado possuem um módulo específico para esta função. Porém, mesmo com a ajuda de um sistema, é preciso seguir algumas recomendações para garantir um estoque sempre alinhado com as necessidades da empresa.

Listamos aqui algumas dicas que vão lhe ajudar a manter seu estoque sempre em dia, independente se você usa um sistema específico ou uma planilha eletrônica.

Organize todos os produtos

Crie uma lista de todos os produtos no estoque para se ter uma visão global do volume de itens estocados. Tenha certeza que todos os itens estão cadastrados no seu sistema ou na sua planilha de controle.

Organize por grupos e categorias de acordo com suas características, assim fica fácil a organização física e o controle de toda a movimentação.

Padronize seu estoque

Com os itens organizados fica fácil criar um padrão de identificação para o controle de estoque. Este padrão pode ser criado através de códigos internos, que vão ajudar a empresa a não se perder na contagem dos produtos, ou cadastrar itens duplicados em um sistema por exemplo.

Essa padronização deve acontecer também no armazenamento físico dos produtos. Como a identificação de prateleiras de acordo com as características dos produtos.

Crie rotinas de movimentação

Para garantir a organização e a segurança do estoque, é preciso existir algumas regras e processos na movimentação de qualquer produto.

Esses processos devem existir para a entrada ou saída de qualquer mercadoria do estoque, e deve levar em consideração tanto a movimentação física quando virtual, ou seja, o registro no sistema ou nas planilhas da empresa.

Essas regras devem dizer quais são as pessoas autorizadas a movimentar o estoque e onde deve ser pego ou guardado qualquer produto. A atualização no sistema ou planilha deve ser realizada instantaneamente para evitar falhas na contagem, ou até mesmo que o mesmo item seja vendido duas vezes, por exemplo.

Controle os níveis de estoque

Controlar os níveis de estoque dos produtos é essencial para evitar perdas financeiras, e este controle pode ser feito tanto para mais quanto para menos. Produtos que possuem prazo de validade, como alimentos perecíveis por exemplo, não podem ficar muito tempo estocados para não vencerem dentro das próprias empresas. Por isso, é importante controlar a quantidade já armazenada para não se ter muitos produtos iguais.

Por outro lado, a empresa precisa considerar quanto tempo um produto demora para chegar até que seja solicitado aos fornecedores. Por isso, não pode esperar um item acabar para fazer um novo pedido, sendo importante controlar o nível mínimo de estoque da mercadoria.

Este tipo de controle tem uma certa complexidade em seu processo, principalmente em estoques maiores. Por isso, é fundamental o uso de algum sistema que faça este controle.

Defina controles periódicos

Mesmo aplicando diversos controles, é comum falhas acontecerem durante o processo de controle de estoque.

Para evitar que estas pequenas falhas do dia a dia afetem negativamente a empresa, crie rotinas de controles periódicos.

Essas rotinas podem ser pequenos inventários de uma parte do estoque, comparando os produtos armazenados fisicamente com os registros no sistema ou planilha. Essa conferência ajuda a corrigir qualquer falha e evitar que um produto que está cadastrado não seja encontrado, podendo prejudicar um determinado negócio.

Utilize a tecnologia a seu favor

Um estoque pequeno e com poucos itens pode até ser controlado por uma simples planilha eletrônica. Porém, quanto maior operação em número de produtos e pessoas envolvidas, maior a complexidade de se realizar um controle de estoque de forma eficiente.

Buscar um sistema que se adapte ao seu negócio, tanto em relação aos recursos quanto ao investimento, é fundamental para garantir a segurança e a organização de um estoque.

Empresas que negligenciam o controle de estoque estão muito mais sujeitas falhas na operação e podem sofrer graves prejuízos financeiros. Isto ocorre porque um controle ineficiente pode levar a empresa a perder vendas por falta de produtos, ou a ter que jogar produtos perecíveis fora porque foram armazenados em excesso. Além disso, a falta de processos e de controle facilita o furto de mercadorias por pessoas mal intencionadas.

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