Minimize os erros de lançamentos de Notas Fiscais

Minimize os erros de lançamentos de Notas Fiscais

O Brasil tem adotado nos últimos anos o seu modelo de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que vem sendo aplicado em várias fases de acordo com o porte, região e ramo de atividade das empresas.

Este modelo vem para substituir a tradicional nota fiscal de papel e oferecer uma série de benefícios para o governo, que terá muito mais controle para o cruzamento de informações e espera um alto índice de redução de fraudes.

As notas fiscais eletrônicas também trazem uma série de benefícios as empresas, que tem mais facilidade na emissão do documento e um melhor controle sobre seus lançamentos fiscais.

Mesmo assim, ainda é comum se encontrar erros em lançamentos de notas fiscais, que podem causar grandes prejuízos para o negócio. Vamos ver neste artigo quais os maiores erros cometidos e como evitá-los:

Cálculo incorreto de impostos (para menos)

O cálculo incorreto de impostos é um dos erros mais comuns na emissão de notas fiscais, tanto eletrônica quanto de papel. Quando o cálculo é feito para baixo, tem um agravante de poder ser caracterizado como fraude, ou seja, que a empresa esteja tentando pagar menos impostos do que deveria.

Caso a companhia seja auditada por algum órgão fiscalizador, além de ter que pagar os valores atrasados, pode receber multas que chegam até a 150% do valor devido.

Cálculo incorreto de impostos (para mais)

O cálculo de impostos para cima é um erro menos comum, mas possível. Este erro dificilmente será caracterizado como fraude, mas além de a empresa ter pago mais do que deveria, terá muita dificuldade em reaver o valor caso identifique o erro, devido ao excesso de burocracia envolvida.

Classificação errada de produto ou serviço

Quando uma empresa é registrada na secretaria da fazenda, possui algumas informações importantes, como seu objeto social. Este objeto é que vai informar ao governo quais os tipos de produtos e serviços aquele negócio irá comercializar.

Em alguns casos, a empresa pode emitir uma nota fiscal com um produto ou serviço que não corresponde ao seu objeto social. Esta ação também pode ser caracterizada como fraude, pois a empresa pode estar utilizando um objeto social que tenha uma menor taxa de tributação.

Outro erro comum é a classificação errada de um produto em relação ao seu código ou descrição. Este tipo de erro pode fazer com que a entrega de uma determinada mercadoria seja rejeitada em um cliente, trazendo uma série de retrabalhos e atrasos para a empresa.

Como minimizar estes erros?

Para evitar qualquer prejuízo para o negócio devido a erros em lançamentos de notas fiscais, separamos algumas dicas importantes:

Conte com um bom contador

Sobre o cálculo correto de impostos e a descrição dos seus produtos e serviços, peça sempre ajuda ao seu contador. Ele deverá lhe ajudar a obter estas informações e a criar os processos corretos para evitar qualquer tipo de falha.

Emitir NF-e

Se a sua empresa ainda utiliza a nota fiscal tradicional, informe-se se já está disponível a utilização de NF-e.  As notas fiscais eletrônicas ajudam a otimizar os processos e trazem uma série de benefícios para o negócio, como:

  • Diminuição do uso de papel e redução no impacto ambiental.
  • Reduz o tempo de entrega de mercadorias, pois facilita a fiscalização em paradas de caminhões nas estradas, por exemplo;
  • Reduz o custo de armazenamento de documentos;
  • Facilita o controle de documentos fiscais;
Utilizar um sistema

Uma das maneiras mais fáceis de minimizar os erros de lançamentos de notas fiscais é utilizar um sistema de gestão (ERP) com um bom módulo financeiro.

Para empresas que utilizam NF-e, um bom sistema de gestão pode se conectar diretamente ao portal de diversas prefeituras, fazendo a emissão de notas fiscais eletrônicas por dentro do próprio ERP.

Para todas as empresas, mesmo as que utilizam notas fiscais tradicionais, o ERP já poderá ter todos os seus produtos cadastrados com os devidos códigos, e estar parametrizado de acordo com seu regime tributário. Quando uma nota fiscal é lançada, o sistema já faz o cálculo dos impostos automaticamente e inclui a descrição correta dos produtos, evitando assim os dois erros mais comuns na emissão de uma nota fiscal, que são o cálculo incorreto de impostos e a descrição errada dos produtos.

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