Não é novidade que o Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo quando se fala impostos. O excesso de burocracia além de tornar as funções tributárias mais lentas abre uma série de margens para erros e por isso deve ser realizado com muito cuidado. A boa notícia é que o país está começando a tornar esse processo um pouco mais fácil. Junto com o PAC em 2007 (Programa de Aceleração do Crescimento do governo federal) foi criado o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, com o intuito de informatizar a relação entre as empresas contribuintes e o Fisco. Essa informatização agiliza a comunicação entre as partes, reduzindo custos e o tempo gasto nessa operação, além de facilitar a fiscalização por parte do governo.
Mas afinal, o que é o SPED?
O SPED é um sistema que tem por objetivo simplificar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações das empresas em relação ao pagamento de impostos. O SPED é dividido em 3 frentes: ECD – Escrituração Contábil Digital, NF-e – Nota Fiscal Eletrônica e EFD – Escrituração Fiscal Digital. Vamos conhecer um pouco melhor cada um deles, focando mais no EFD, conhecido também como SPED Fiscal.
ECD – Escrituração Contábil Digital
O ECD é exclusivo para organizações que fazem parte do regime do Lucro Real, e diz respeito aos registros da empresa. Seu objetivo é substituir a escrituração tradicional, digitalizando e automatizando a transmissão dos livros Diário, Razão, Balancetes, Balanços e Fichas de Lançamento. Este sistema funciona integrado ao ERP da empresa e pode ser baixado diretamente do site oficial do SPED.
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica é basicamente uma forma de digitalizar as notas de papel, porém de uma forma integrada as secretarias dos estados que atuam em parceria com a Receita Federal. A nota fiscal eletrônica automatiza uma parte importante do processo financeiro, e costuma estar integrada aos sistemas de ERP que informam automaticamente os sistemas do governo, facilitando também a fiscalização e evitando erros no cálculo de impostos. Assim como as NF-e de produto, existem as NFS-e que são as Notas Fiscais de Serviço. A única diferença é que a lei que rege essas notas são municipais, enquanto as de produto são estaduais. É importante ficar atento pois nem todas as cidades do Brasil possuem sistemas informatizados para a emissão de NFS-e.
EFD – Escrituração Fiscal Digital
Mais conhecido como SPED Fiscal, este atributo requer atenção pois reúne e informa ao fisco todos os documentos fiscais e informações necessárias sobre o negócio, sendo utilizado nas esferas municipal, estadual e federal. Dentre as informações que devem ser fornecidas estão os seguintes livros:
- Registro de Entradas e Saídas
- Registro de Inventário
- Registro de Apuração do IPI
- Registro de Apuração do ICMS
A responsabilidade pela geração do arquivo é da própria empresa contribuinte e deve ser feita mensalmente, por isso, é importante garantir que as informações estejam corretas e não vão gerar nenhum contratempo.
Quem deve utilizar o SPED Fiscal?
Todas as empresas contribuintes do ICMS e do IPI já são obrigadas a utilizar o SPED. Você pode consultar se sua empresa está na lista de obrigatoriedade no site da secretaria da fazenda do seu estado, acessando o link do projeto SPED.
Por que o SPED é tão importante para as empresas?
Mesmo sendo um processo tão importante, o SPED Fiscal facilita o trabalho em relação ao processo tradicional e oferece uma série de benefícios para as empresas. Vamos ver alguns deles:
- Digitaliza os documentos, reduzindo o uso e arquivo de papel, facilita a organização e o tempo de consulta.
- Reduz drasticamente o tempo no o cumprimento das obrigações fiscais;
- Diminui a necessidade de auditorias fiscais;
- Reduz a margem de erros, garantindo mais qualidade da informação e evitando problemas com os órgãos competentes.
Cuidados ao lidar com SPED Fiscal
Ao utilizar o SPED Fiscal para enviar suas informações, as empresas continuam com as mesmas obrigações de contribuição do formato tradicional. A responsabilidade por manter e guardar todos os documentos fiscais, mesmo que digitais, como livros e registros permanece de acordo com o tempo previsto por lei. O início do processo é importante para evitar falhas e erros. Por isso, garanta que sua equipe esteja devidamente treinada e capacitada para utilizar o SPED. Para facilitar ainda mais o processo, é importante que a empresa utilize um sistema de gestão que seja homologado a utilizar as funções do SPED Fiscal. Isso irá garantir que as tarefas sejam executadas da forma correta e irá agilizar ainda mais boa parte do processo.
Como eu devo entregar o Sped Fiscal?
O Sped Fiscal precisa ser entregue em formato de um arquivo digital e depois submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio Sped. Após ser verificado, o arquivo digital precisa ser assinado com uma certificação A1 ou A3 emitida por uma entidade credenciada. Para baixar o Programa Validador e Assinador basta acessar a página de download do SPED no site da Receita Federal. No site do próprio SPED existe um guia prático para ajudar a fazer e enviar o seu arquivo de SPED Fiscal. Clique aqui para baixar o guia. Esperamos que tenha ficado claro o que é e qual a importância do SPED para sua empresa. Caso tenha ficado com alguma dúvida deixe seus comentários ou fale com a DM3, será sempre um prazer ajuda-lo.
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